Прямо запишите себе эти полезные нюансы, которые помогут вам при планировании важных встреч.
1. Всегда выезжайте на встречу, имея предварительную договорённость
2. Время встречи назначайте без четверти какой-нибудь час 12-45 (лучше запоминается вашим собеседником)
3. Перед выездом минимум за 2 часа перезвоните человеку и задайте уточняющий вопрос, например, как лучше всего добраться до нужного места. Чтобы подтвердить, что все в силе и встреча состоится
4. Делайте временной буфер между встречами, дабы избежать «эффекта домино» при возникновении форс-мажорных обстоятельств (встреча затянулась, или неожиданно возникла незапланированная встреча)
5. Группируйте ваши встречи по территориальному признаку (в одном районе). Этот существенно сэкономит ваше время.
6. Накидывайте 20% времени сверху при планировании жёстких встреч. В дороге могут быть «пробки». На вспомогательные дела (поднялись на лифте, разделись, достали нужные документы, настроили ноутбук с презентацией) – это все время. Организационные нестыковки в виде отсутствия у вас пропуска для прохода через кпп, неточный адрес, наличие домофона и т.д.
7. Используйте «принцип информативной избыточности». Всегда имейте с собой альтернативную информацию в виде дополнительных телефонов, адресов, фамилий людей, которые в случае чего смогут вам помочь.
Эти разумные правила фиксации задач облегчать вам жизнь
1. Записывайте сразу в ежедневник задачи, как только они появляются, особенно задачи, возникающие в течение дня, чтобы не забыть и не потерять не надежный стикер.
2. Сразу назначайте крайний срок выполнения задачи (используйте принцип редлайна и дедлайна).
3. Для удобства объединяйте задачи в логические блоки (встречи, звонки, составление отчетов)
4. Планируйте не более 60% времени рабочего дня (при восьмичасовом рабочем дне – это примерно 5,5 часов)
5. Заведите себе «стратегическую картонку» (напоминалка, в которой будут постоянно маячить, и напоминать о себе ваши глобальные цели)
6. Ведите блокнот «инсайтов». Туда вы будет сразу записывать мысль дня, озарение и другие «инсайты».
Что мешает вам сейчас быть эффективным и отсеять лишнее, чтобы найти время на главное?
А мешает вам нерациональное использование ресурсов и «поглотители» времени. А теперь подробнее.
1. Один из главных «поглотителей» вашего времени – это люди, которым вы не можете сказать «нет». Наши природная отзывчивость порой идет нам же во вред. На тренинге по тайменеджменту я даю минимум стратегий отказа (как сказать «нет» человеку, чтобы он не обиделся, а вы сэкономили свое время)
2. Учитесь делегировать задачи или покупать чужое время (аутсорсинг). Полезное качество, т.к. в противном случае, живя по принципу – “сам танцую, сам пою, сам билеты продаю”, вы будете ехать на велосипеде среди болидов формулы один.
3. Избегайте неэффективных прерываний, как со своей стороны, так и со стороны входящего потока людей. Разговоры «ни о чем», долгие чаепития о время работы забирают ваше время. Составьте график приема посетителей, отключайте телефон, пишите расписание, когда вы доступны, а когда нет, чтобы другие люди не воровали ваше время.
4. Автоматизируйте процессы там, где это возможно. Создавайте готовые шаблоны, чек – листы, книги продаж, скрипты бесед и т.п.
5. Устраняйте мусорные дела и переизбыток информации. Компьютерные игры, просмотр социальных сетей, ненужные рассылки и т.п.
И помните, жизнь коротка, чтобы откладывать важные дела на завтра, если их можно сделать даже не сегодня, а прямо сейчас. Чтобы узнать подробнее о планировании и внедрить у себя все навыки приглашаю вас на тренинг по тайменеджменту к нам в тренинговый центр.
Ваш бизнес – наставник, Петрищев Александр.
